社内メール「お世話になります」はヘンですよね！

こんにちは、秘書検定準１級面接対策、就職面接対策講師のKeiです。

案外だれも注意してくれないのが「社内の人に『お世話になります』と書き出す」こと。新入社員だけでなく、入社3年目や5年目の人でもやってしまっていることがありますが、

今回は、電子メールでたまに見かける間違いについてお話します。

確かに、先輩や上司に手厚く教えてもらっているかもしれませんが、ビジネスシーンの「お世話になっております」は「いつもお買い上げありがとうございます」「毎度おおきに」のような意味合いです。

社内の人に書く文章ではありませんよね。

反対に「お疲れさまです」は取引先に書いてはいけない文章です。

間違いじゃないけどちょっとおかしな社内メール

社内メールなのに、それってどうなの？というメールありますよね。

社内メールなのに「どうぞ宜しくお願い申し上げます」なんて書く人がいます。丁寧なのは良いことですが、社内メールはスピードが命です。丁寧な表現が多すぎると、回りくどいと感じます。

社内メールでは、「です」「ます」程度が適切です。

同期とはいえ「ごめん、このファイルの商品、在庫数を入力して返信してくれない？」なんてメールしている人もいます。親しき仲にも礼儀あり、ビジネスシーンなのですからタメ口まるだしのメールは避けましょう。

特に、セキュリティ管理のために、全社員のメールやWeb閲覧履歴は会社のサーバーに残っています。万が一、社内で不祥事などが発生したときは警察がログを調べます。他人に見られる可能性があることを前提に社内メールを使いましょう。

社内メールだからといって、メアドで自分からだとわかるだろうから部署名や名前を書かない人がいます。自動でフッターが入力されているときはOKですが、部署名にかフッターに表示されていないときは名前を書く必要があります。

ひどいときは「先程の件、転送します。」しか本文がないなんてことも。

プリントアウトした書類がそのまま他部署の部長に資料として渡されてもいいくらいに、せめて「○○さん　先程の件、転送します。ご確認ください。　営業第２課　△△」くらいは書きましょう。

社内メールは、不要な言葉をできるだけ減らすものの、最低限のマナーを守ることが必要です。会社のメールは、相当な維持管理費を支払っている「会社のもの」です。

自分のデスクだからといって、引き出しにお菓子をたくさん入れていたり、お気に入りのステッカーを張ったりしちゃいけないことは誰でもわかります。

社内メールでは、シンプルかつ最低限のマナーを守るつもりで使用しましょう。

Kei

今回はここまでです。またお会いしましょう！