上手な電話の取り次ぎ方は相手が目の前にいると想定すること

上手な電話の取り次ぎ方は相手が目の前にいると想定すること

こんにちは、秘書検定準1級面接対策、就職面接対策講師のKeiです。

Kei
Kei

新人の頃は、電話を取るのが怖いですよね。

重要な取引先や、怒らせちゃいけない他部署の課長など、どんな人から電話がかかってくるかわかりません。もちろん、何を聞かれてもわからないので電話に出たくないのが本音です。

でも電話恐怖症を解消する方法があります。電話対応に自信を持つことです。今回は、電話に関するビジネスマナーについてお話します。

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上手な電話の取り次ぎ方は相手が目の前にいると想定すること

Kei
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電話の向こうの人を想像して話しましょう。

外線なら「はい、○○株式会社△△課、□□でございます。

内線なら「はい、△△課、□□です。

お決まりのセリフを、明るい声で言うだけですので、これは誰でも問題ないと思います。

このとき、すぐにメモと筆記用具を手にとっておきます。

新人の頃は、とにかく電話の向こうに「人がいること」を意識しましょう。

Kei
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その人にも、あなたと同じ日常があります。

朝ごはんを食べて、眠い目をこすって出勤。お昼ごはんには同僚とランチに行ってます。

夜には残業しないように仕事を早く切り上げて、本屋さんに寄って自宅に帰るのです。

そんな、「人」からの電話です。

何も慌てる必要はありません。自分が答えられることはまだないのですから、やるべきことはただひとつ。

相手の名前を正確に聞き取ることだけです。

早口で聞き取れないときは「恐れ入ります、もう一度お名前をお教えいただけませんでしょうか」と言えばOKです。通話がとぎれとぎれの場合は「電波状況が良くないようで」と初めにくっつけると尚良しです。

電話を誰に取りつげばいいかを確認する

外部の人なら、次の3点を確認します。

  1. 会社名・部署名
  2. 名前
  3. 誰に用事なのか

もしも、不在の社員にかかってきた場合は「あいにく○○は外出しております。よろしければ折返しお電話させましょうか?」といって電話番号を教えてもらいましょう

内部の人なら、部署と名前だけでOKです。

内線を回すときは「少々お待ち下さい」といって保留、取り次ぐ相手に「〇〇さんから内線です」といって回せばいいだけです。

電話が苦手なのは真面目な証拠

電話が苦手なのは、あなたの深層心理に「相手の質問にきちんと答えたい」という真面目な心がある証拠です。胸を張っていいことです。

なんとも思っていない人は電話なんか怖くありません。わからないことは「わかりません」と言えばいいと思っているからです。

1年も経てば、その部署に電話をかけてくる人のほとんどは覚えられます。

それまでは、仕事のことがわからないのは当然。そこは真面目な自分を抑え込んで「正確に電話を取り次ぐこと」だけを完璧にこなしましょう。

来年、新入社員が入ってきたらこのお話しをしてあげてください。あなたの株があがると思います。

Kei
Kei

今回はここまで、またお会いしましょう!

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