秘書検定準1級面接「報告」

秘書検定準1級面接「報告」

秘書検定準1級の面接会場の見取り図を再確認しましょう。
受検者は3人1組ずつ面接室へ案内されます。
面接官は「あいさつ」「報告」「状況対応」の3課題ごとに着席されています。

秘書検定準1級面接会場見取り図

では、第2の課題である「報告」のポイント解説をしましょう。

秘書検定準1級面接試験の第2の課題「報告」

秘書検定準1級面接マニュアル

すでに「あいさつ」が完了した時点として解説します。

「次へどうぞ」と言われたら、軽く会釈して①から②へ移動します。
秘書検定準1級面接試験では、就職面接のように個人の実績や自己PRなどでなく、形式的な立ち居振る舞いの基準が審査ポイントです。
移動するときも「姿勢が採点されていること」を意識しておきましょう。

「報告」の面接官の前に立つ

2人目の面接官の前に立ったら、まずは会釈します。
直立姿勢に戻したあと、上司に報告するつもりで次のように言います。

  1. 「失礼いたします」と言ってから普通礼をする
  2. 前傾姿勢になる
  3. 「ご報告したいことがございますが、ただいまよろしいでしょうか?」と言う
  4. 報告内容を丁寧な表現とジェスチャーで報告する
  5. 「ご報告、以上でございます」

上記の定型文に、報告内容をはめ込むこととなります。

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報告課題の覚え方

やや話が前後しますが、報告課題の覚え方についても解説します。

報告課題は、面接会場に入る直前に3人1組で課題を見る部屋へ案内され、2分間で覚えることとなっています。

課題内容は50文字程度で、たいてい新商品についての説明になっています。
書かれているのは新聞記事のような文体なので、丁寧な表現に変えなければなりません。

丁寧な表現への変換は筆記試験合格者ならば問題ないと思いますが、どこかで「ジェスチャー」をひとつ入れておく必要があります。

ジャスチャーがないと、前傾姿勢のまま面接官の顔を見続けて報告することになるので、圧迫感がある上に、イメージしづらい(つまり丁寧ではない)報告に見えるからです。

課題を読めるのはたったの2分間です。
この短時間に、内容を覚え、丁寧な表現に変換し、ジェスチャーを1つ加えるという作業が必要になります。

トレーニングなしでは合格できませんし、覚えるパターンも持っておかなければ焦ってしまうのが人情というものです。

わたしが授業でおすすめしていた覚え方のパターンは次の通りです。

  1. 何も考えず、とりあえず3回読む
  2. 丁寧な表現に変換し、ジェスチャーを決める
  3. 紙を裏返して、イメージトレーニングをする

なお、3人1組で案内されますが、全員違う課題になっていますので、他の受検者の報告内容は聞かないほうが懸命です!

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「報告」の具体例

秘書検定準1級の面接試験で言う「報告」の具体例を使って説明します。

<課題例文>
水分を必要としないカップラーメンができた。5年間保存できるため、災害時の非常食として役立つと期待されている。

この課題に対する「報告」の例

「失礼いたします」(普通礼をする)
(前傾姿勢になる)
「ご報告したいことがございますが、ただいまお時間よろしいでしょうか?」
(面接官が「はい、どうぞ」と言います)
(前傾姿勢のまま)
「水分を必要としないカップラーメンができたそうでございます。5年(手で5年をジェスチャー)保存できるため、災害時の非常食として役立つと期待されてるそうでございます。」
「ご報告、以上でございます。」
(普通礼をする)

上記はほんの一例ですが、ほぼすべてこのパターンで合格できます。
ただ、いくつかの注意点があります。

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注意点

「あいさつ」の注意点と重複するところもありますが、特に「えー」と言ってしまうことが多いところです。

  • 「えー」と言ってしまう
  • 視線がうろうろしている
  • 報告中、面接官の鼻辺りを見ていない
  • 恥ずかしくてジャスチャーをやめてしまう

多くの人が上記のどれかに引っかかります。
授業では、あえて生徒さんに面接官役もしてもらうことで「気づいてもらう」ようにしています。

独学者の場合は実問題集やこのサイトの例題などを活用して、15回以上は実際にトレーニングしてください。

もしも課題内容を忘れたら

面接試験とはいえ、秘書検定の面接試験は報告内容が提示されています。
就職試験のようにアレンジして良い面接ではありません。

ビジネスシーンでは「報告内容に誤りがある」ことは決して許されません。

とはいえ、あまりの緊張で報告内容の一部が飛んでしまったら?

忘れてしまったところを飛ばして(言わないで)報告を終わらせてしまいましょう。

やってはいけないのは「5年」を「3年」などと勝手に変えて間違った情報にしてしまうことです。
「水分を必要としないカップラーメンができた。災害時の非常食として期待されている。」という報告にすれば、一部の情報は不足しているものの、間違ってはいませんよね。

最悪の場合は「忘れた部分は言わない」作戦で乗り切りましょう。

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自宅練習の鉄則

面接試験のトレーニングは、必ずスーツで行いましょう。
社会人の方は普段着で構いませんし、制服のある学生さんも普段着で結構です。

ただ、就活生の方は、必ずスーツに着替えてトレーニングしてください。
もしもスーツに着替えるのが

「なんとなく気恥ずかしい」
「めんどうだな」

と思うようでは、本番で緊張する可能性があります。

着慣れておいて損はありません、なるべく気軽にスーツを着られるようにしておきましょう!

合格マニュアル
秘書検定準1級面接「あいさつ」
秘書検定準1級面接「報告」
秘書検定準1級面接「状況対応」

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