メールのビジネスマナーTo.Cc.Bcc.使いこなしてますか?

メールのビジネスマナーTo.Cc.Bcc.使いこなしてますか?

メールのビジネスマナーTo.Cc.Bcc.使いこなしてますか?

To、Cc、Bccの使い方は誰でも知っていると思います。

  • TOは「あなた宛て」→「要返信」
  • CCは「あなたにもお知らせ」→「返信不要」
  • BCCは「こっそりお知らせ」

今回は、ビジネスシーンでどのように活用できるかを紹介します。

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メールのビジネスマナーTo.Cc.Bcc.使いこなしてますか?

ビジネスメールテクニック3つ

先ほどご紹介したように、TO、CC、BCCの使い分けは誰でもわかると思います。それぞれに意味がありますので、受信した人も次のアクション(返信の要否)が分かります。

この意味合いをビジネスシーンで活用しましょう。

ビジネスメールテクニック3つ

ビジネスメールテクニック3つ

TO,CC,BCCを使い分けて、複数の仕事を一度に済ませることができます。代表的な事例を3つだけご紹介しましょう。

取引先に送ったメールを上司にも送って報告を済ませる

取引先に送ったメールを上司にも送って報告を済ませる

たとえば、上司から「A社に来週の水曜日昼頃に訪問していいか、メールで問い合わせていて欲しい」と言われたとき。問合わせのメールを送った後、上司に「問い合わせました」と報告する手間を省きましょう。

TOに取引先の担当者、BCCに自分の上司のメールアドレスを入れます。

こうすると、取引先には上司のメールアドレスが表示されませんので、違和感ありません。一方、上司からは取引先に問い合わせたことと、内容が一度にわかります。

イベント招待を複数の取引先に同時に送る

イベント招待を複数の取引先に同時に送る

新製品イベントを、複数の取引先に案内したいとき。内容は同じなのにアドレスだけ書き換えては送信していては、時間がかかってしまいます。

こんなときは、送信したい取引先の担当者メアドを、すべてBCCに入れてしまいます。受信した取引先も、TOとCCが空欄なんので「あ、一斉メールなんだな」とわかります。

重要な取引先には、個別に電話で重ねて案内しておきましょう。

なお、メール本文の宛先は「各位」といった宛名にしておくといいでしょう。

取引先の担当者とその上司に同時に送る

取引先の担当者とその上司に同時に送る

いつも担当者とだけ打ち合わせしていても、大きな案件の場合は取引先の上司も同席することがあります。

こんなときは、返信して欲しい担当者のメアドをTOに入れて、上司の方のメアドをCCに入れます。担当者はTOにメアドが入っているので、自分に返信を求められていることが伝わります。

上司の方は、自分のメアドがCCに入っているので、返信は部下任せでOKということが分かります。

メールの宛先で起こる失敗に注意

個人情報保護法を引っぱり出すまでもなく、メアドが知らない人に知られるのは誰でも嫌なものです。でも、一斉メールをTOやCCで送信してしまうミスで企業が新聞に乗ってしまうことがあります。

一斉メールの送信時だけは、2人がかりでチェックしてから送信ボタンを押すようにしましょう。

Kei
Kei

今回のビジネスマナーコラムはここまで。またお会いしましょう!

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