ビジネスメールでご迷惑?設定を確認してみましょう

ビジネスメールでご迷惑?設定を確認してみましょう

こんにちは、秘書検定準1級面接対策、就職面接対策講師のKeiです。

会社のメールで取引先に連絡することありますよね。

失礼のないように、書いた文章を読み返して送信。きっとみんなしていることです。

でも、実は迷惑なメールになっていることがあります!初期設定のまま会社のメールを使うと、相手をちょっと困らせる状態になっている場合があるんです。

kei
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私が20代の頃に勤めていた会社がそうでした。

あなたも初期設定のままビジネスメールを使っているなら、今回を機に確認してみて下さい。

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ビジネスメールでご迷惑?設定を確認してみましょう

どんなふうに迷惑になっているかというと…

  • めちゃめちゃ文字が小さい
  • 文字化けしている
  • 開封確認がついている

こんなのが代表例です。

なんでこんなことになるのかというと、メールの設定に問題があります。

メール本文の設定はテキスト形式になっていますか?

メールの設定なんて触ったことありません。もちろん、どうやったらいいかなんてさっぱりわかりません!

Kei
Kei

職場に1人や2人はパソコンに強い人いますよね?甘えてしまいましょう!

メールの本文は2つの形式があります。

  • テキスト形式
  • リッチテキスト形式

テキスト形式というのは、文字の大きさも色も変えられない、とってもシンプルな形式です。ビジネスメールは基本的にテキスト形式で作成します。

リッチテキスト形式というのは、文字の大きさも色も変えられて、画像を貼り付けているとメール本文に表示されるようなものです。

このリッチテキスト形式のままになっていると、相手がスマホで見たりすると文字が小さすぎたり大きすぎたりすることがあるんです。

たまにスマホに届くメールで文字が小さすぎるもの、見たことありませんか?広告メールなどなら構いませんが、仕事の待ち合わせ時間や、金額などを伝えたいときには困りますよね。

送信メールに開封確認がついていませんか?

会社でメールを読むとたまに「開封通知が要求されています、送信しますか?」という小さなウィンドウが出ることありませんか?

これは、重要なメールを送信したとき、相手がメールを読んだかどうかを確認するためのものです。通常は開封メッセージを送信しない設定にしておきましょう。

もしも知らずに開封メッセージ付きのメールを送り続けていると、「この社員、毎回メールに開封通知をくっつけてくる迷惑な人だな」となってしまいます。

今どきのグループウェアにあるメールなら大丈夫だと思いますが、もしも開封通知が標準設定になっていたら必ず外しておきましょう。

ビジネスメールはシンプルがいちばん

メールで注意したいのは上記の2つだけではありません。

  • 署名の装飾がキラキラしすぎ
  • 改行が多すぎ
  • 1つのメールにいくつも用件がある
  • 丁寧すぎて要点がわからない
  • 添付ファイルが多すぎる

ビジネスメールはシンプルが一番です。

迷惑メールフォルダに振り分けられないよう、できるだけテキスト形式を使いましょう!

Kei
Kei

今回のビジネスマナーコラムはここまで、またお会いしましょう!

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