御中(おんちゅう)と様の使い分け大丈夫?ビジネス文書マナーの基本

御中(おんちゅう)と様の使い分け大丈夫?ビジネス文書マナーの基本

こんにちは、秘書検定準1級面接対策、就職面接対策講師のKeiです。

封筒やメールの宛名に「御中(おんちゅう)」や「」をつけるのは誰もが知るビジネスマナーの基本ですよね。

Kei
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でも、届いた請求書に「〇〇株式会社 △△課長 様 御中」というのを受け取ったことがあります。

今回は「御中」と「様」のルールを再確認しましょう。

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御中(おんちゅう)と様の使い分け大丈夫?ビジネス文書マナーの基本

まずは基本ルールの確認です。

  • →人物にだけ使う
  • 御中→組織にだけ使う

では、つぎの宛名に「様」か「御中」をつけて下さい。

  1. お客様センター 宛
  2. 担当者 佐藤 宛
  3. 製品管理室 宛
  4. 営業2課 経理担当 宛
  5. 広報企画課長 宛

解答は次のとおりです。

  1. 御中
  2. 御中
  3. 御中または「経理担当者様」に書き換え

部署の名前には御中を使います。

紛らわしいのは「担当」というとき。

「担当」というのが担当者を指すときと、「係」のように部署名を表すときがあります。

不安なときは、相手のホームページで部署なのかどうかを確認するのがオススメです。

御中と様はどちらかしか使わない

御中と様はどちらかしか使わない

先ほどの例題でもわかるように、御中と様はどちらかしか使いません。

タイトルのように「様 御中」なんて形で並ぶことはありえないのです。

でも、返信用封筒に初めから「様」と書いてあるときに、急いでいたのか書いてしまっているのを見かけることがあります。たぶん、冷静に見たら誰でも気づくと思うのですが、現実として何度も目にします。

特に毎年4月の新入社員が郵送物を任されている時期に多くなります。

様や御中を書くときには「宛」を消しますが…

返信用封筒には、「」という文字があるのが一般的です。さすがに自社宛に「様」と書く会社はないと思います。役所の様式では「市長 ○○ 様」なんて書かれていたりして違和感を抱きます。

話がそれました。

様や御中を書くときには「宛」を消しますが、修正テープを使って消しているのを見たことがあります。

正解は、二重線で見え消し(書かれていた文字が二重線の下に見えるようにする)で消す方法です。修正テープで消したり、塗りつぶしたりしないのは、相手自身を消すことになるため失礼にあたるからです。

急いでいると「なんで私、こんなつまらないミスしたんだろう」なんてことになります。流れ作業にしないで、注意して「様」「御中」の書き分けをして下さい。

ちょっとしたビジネス文書マナーですが、正確に行うことで小さな信用を積み重ねるのが仕事です。できるだけ美しい文字で書くと、もっと印象が良くなります。

Kei
Kei

今回のコラムはここまで、またお会いしましょう!

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