こんにちは、秘書検定準１級面接対策、就職面接対策講師のKeiです。
新人の頃は、電話を取るのが怖いですよね。
重要な取引先や、怒らせちゃいけない他部署の課長など、どんな人から電話がかかってくるかわかりません。もちろん、何を聞かれてもわからないので電話に出たくないのが本音です。
でも電話恐怖症を解消する方法があります。電話対応に自信を持つことです。今回は、電話に関するビジネスマナーについてお話します。
上手な電話の取り次ぎ方は相手が目の前にいると想定すること
電話の向こうの人を想像して話しましょう。
外線なら「はい、○○株式会社△△課、□□でございます。」
内線なら「はい、△△課、□□です。」
お決まりのセリフを、明るい声で言うだけですので、これは誰でも問題ないと思います。
このとき、すぐにメモと筆記用具を手にとっておきます。
新人の頃は、とにかく電話の向こうに「人がいること」を意識しましょう。
その人にも、あなたと同じ日常があります。
朝ごはんを食べて、眠い目をこすって出勤。お昼ごはんには同僚とランチに行ってます。
夜には残業しないように仕事を早く切り上げて、本屋さんに寄って自宅に帰るのです。
そんな、「人」からの電話です。
何も慌てる必要はありません。自分が答えられることはまだないのですから、やるべきことはただひとつ。
相手の名前を正確に聞き取ることだけです。
早口で聞き取れないときは「恐れ入ります、もう一度お名前をお教えいただけませんでしょうか」と言えばOKです。通話がとぎれとぎれの場合は「電波状況が良くないようで」と初めにくっつけると尚良しです。
電話を誰に取りつげばいいかを確認する
外部の人なら、次の３点を確認します。
- 会社名・部署名
- 名前
- 誰に用事なのか
もしも、不在の社員にかかってきた場合は「あいにく○○は外出しております。よろしければ折返しお電話させましょうか？」といって電話番号を教えてもらいましょう。
内部の人なら、部署と名前だけでOKです。
内線を回すときは「少々お待ち下さい」といって保留、取り次ぐ相手に「〇〇さんから内線です」といって回せばいいだけです。
電話が苦手なのは真面目な証拠
電話が苦手なのは、あなたの深層心理に「相手の質問にきちんと答えたい」という真面目な心がある証拠です。胸を張っていいことです。
なんとも思っていない人は電話なんか怖くありません。わからないことは「わかりません」と言えばいいと思っているからです。
１年も経てば、その部署に電話をかけてくる人のほとんどは覚えられます。
それまでは、仕事のことがわからないのは当然。そこは真面目な自分を抑え込んで「正確に電話を取り次ぐこと」だけを完璧にこなしましょう。
来年、新入社員が入ってきたらこのお話しをしてあげてください。あなたの株があがると思います。
今回はここまで、またお会いしましょう！
